/******Mailchimp connection****/

COP-rapportering: refleksioner og gode råd fra de dygtigste SMV’er

af | 11. nov 2019

For to måneder siden løb seks mindre virksomheder med hæderen for at have lavet en særligt god Communication on Progress-rapport – Global Compact-medlemmernes årlige rapportering om samfundsansvar. Initiativet, som vi har døbt SMV COP, har til formål at give et skulderklap til de små virksomheder, der laver gode rapporter med få ressourcer, og dele best practice for bæredygtighedsrapportering med SMV’er. 

FSR – danske revisorers CSR-udvalg stod for bedømmelsen af rapporterne, og vi har tidligere delt deres gode råd til bæredygtighedsrapportering. Men hvilke tanker har de seks udvalgte virksomheder selv om den årlige rapport, dens udformning og funktion?

Vi stillede hver virksomhed tre spørgsmål om muligheder, udfordringer og gode råd til dem, der selv skal give sig i kast med en COP-rapport. Nedenfor kan du læse deres svar.

Hvad får din virksomhed ud af at rapportere på bæredygtighed?

Christina Dorff, Redaktør & Troels Børrild, Head of Responsible Investments, MP Pension:

Som medlemsejet pensionskasse er det ekstra vigtigt at være transparente omkring bæredygtighed. Vores rapport dokumenterer, at vi tager vores samfundsansvar alvorligt og giver omverden et indblik i, hvor langt vi er nået i at indfri vores mål.

Kirsten Mariager, Head of Sustainability, Danish Energy Management:

Udarbejdelsen af vores bæredygtighedsrapport har først og fremmest skabt mulighed for en unik inddragelse af medarbejderne. Det har bidraget til et internt ejerskab, hvor det er blevet tydeligt for medarbejderne, at deres daglige arbejde er en del af noget større og hvordan. Derudover har rapporteringen og arbejdet med FN’s Verdensmål åbnet op for nye forretningsområder og tiltrukket nye kunder.

Susanne Søndahl Wolff, Nordic Communications & Marketing Director, e-Boks:

Vi bliver mere bevidste om vores egen indsats, den skærper vores fokus, og så bruger vi det også som redskab til at følge op på de mål, vi har sat. Desuden er den et super godt dialogværktøj ud mod vores kunder og brugere.

Marianne Bjerrum Lai, Områdechef, Kunder & Samfund, VandCenter Syd:

Som vandselskab er vi betroet håndteringen af én af verdens vigtigste ressourcer, og på tværs af alt, hvad vi foretager os, er bæredygtighed et styrende princip. Vi er som offentligt ejet monopolvirksomhed i særlig grad forpligtet på at forvalte vores økonomi ansvarligt og tænke langsigtet – og bidrage til en bæredygtig udvikling. Derfor giver det værdi for os årligt at rapportere på bæredygtighed, så vi holder fokus på at reducere det aftryk vi sætter og sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse.

Carsten Th. Pedersen, Administrationsdirektør, GrønlandsBANKEN:

Vi holder os selv ajour på vores initiativer på hele bæredygtighedsområdet, og så får vi også set og vurderet vores indsats med resten af vores virksomhedsstrategi.

Anne Vibeke Madsen, Head of Human Resources, BITZER Electronics:

Vi viser vore kunder, medarbejdere og andre interessenter, hvordan vi tager et samfundsmæssigt ansvar, og at det er en grundværdi i BITZER Electronics.

Hvad er de største udfordringer forbundet med at lave en god COP-rapport?

Anne Vibeke Madsen, Head of Human Resources, BITZER Electronics:

At få udvalgt de data, man vil have fokus på og få fortalt de relevante historier fra dagligdagen, der viser at vi lever værdierne.

Marianne Bjerrum Lai, Områdechef, Kunder & Samfund, VandCenter Syd:

VandCenter Syd har siden 2008 udgivet sin årlige ansvarlighedsrapport, så kunder og andre interessenter kan læse om vores tilgang til samfundsansvar. En af de udfordringer vi har er, at vores kunder typisk ikke kender os – ud over, at de har rent vand i hanen, og vandet forsvinder i kloakken efter brug. Interessenternes manglende kendskab påvirker væsentlighedsvurderingen. Vi lægger vægt på at involvere vores interessenter, og det er en udfordring at favne relevante cases i overensstemmelse med input og behov fra væsentlighedsvurderingen.

Carsten Th. Pedersen, Administrationsdirektør, GrønlandsBANKEN:

Med et mangeårigt arbejde for vores samfundsansvar i Grønland, er der mange i banken, som er involveret i vores CSR-arbejde, og vi har reelt set flere gode historier fra hverdagen end der er plads til i rapporten. Derfor er en af vores største udfordringer, udover at indhente meget data, at få prioriteret hvad der skal og ikke-skal med i rapporten.

Susanne Søndahl Wolff, Nordic Communications & Marketing Director, e-Boks:

Det kræver planlægning, og at man afsætter den fornødne tid til at få involveret de relevante bidragsydere i forretningen. For man kommer ikke gratis til en god COP-rapport. Men nu er rapporten jo ikke et mål i sig selv. Det er langt vigtigere, at man løbende genbesøger de mål, man har sat, så eventuel justering kan ske undervejs.

Christina Dorff, Redaktør & Troels Børrild, Head of Responsible Investments, MP Pension:

At skabe en rød tråd gennem hele rapporten og sikre, at indhold og design hænger sammen. For at gøre det skal der være en hovedansvarlig for rapporten, som har mandat til at træffe beslutninger undervejs.

Kirsten Mariager, Head of Sustainability, Danish Energy Management:

Det kræver, at der er en tovholder på projektet – én der har teten og følger op. Udfordringerne er selvfølgelig større allerførste gang man rapporterer, men allerede anden gang er det mere på rutinen. Så ved du, at rapporteringen kommer og hvornår, og hvad det kræver af inputs fra medarbejderne i virksomheden. Dermed er tidsforbruget, og risikoen for at begå de samme fejl, allerede blevet mindre.

Hvad er dine gode råd til andre SMV’er, som gerne vil løfte niveauet for deres bæredygtighedsrapportering?

Carsten Th. Pedersen, Administrationsdirektør, GrønlandsBANKEN:

Det er vigtigt at gøre det simpelt og enkelt. Bankens CSR-rapportering er blevet udviklet over mange år. Banken indhenter hvert år konstruktiv kritik på udkastet til bæredygtighedsrapporteringen, fordi vi hele tiden kan gøre det lidt bedre.

Marianne Bjerrum Lai, Områdechef, Kunder & Samfund, VandCenter Syd:

Der findes forskellige paradigmer for rapportering, og vi har gennem årene ladet os inspirere af flere forskellige paradigmer. Vi tilretter løbende rapporteringsrammerne, så det giver mest mulig værdi, og det er med til at løfte niveauet for rapporteringen. Vi erfarer, at det giver værdi at involvere hele organisationen i det årlige rapporteringsarbejde og ønsker her at synliggøre forbedringspotentialer. Transparens er en naturlig forlængelse af vores kultur, og det er vigtigt for rapporteringen at være transparente om både dilemmaer og succeser.

Christina Dorff, Redaktør & Troels Børrild, Head of Responsible Investments, MP Pension:

Hav noget væsentligt at fortælle, definér hvem rapportens målgruppe er, lav en tydelig intern rollefordeling og giv rapporten et udtryk, der matcher jeres brand.

Kirsten Mariager, Head of Sustainability, Danish Energy Management:

Et overordnet råd er, ikke at gøre rapporteringen sværere, end det er. Rapportering behøver ikke at være hverken tungt eller teoretisk. Det skal gøres på den måde, der giver mening for ens egen virksomhed. Både i forhold til omfang og tid. Derudover er det vigtigt, at rapporten har en form og et udtryk, så den kan bruges eksternt til at fortælle om virksomhedens bæredygtighed. Rapporten skal bruges aktivt og gøres til en del af virksomhedens DNA.

Susanne Søndahl Wolff, Nordic Communications & Marketing Director, e-Boks:

Start med at lade andre læse jeres rapport og hør deres kommentarer. Får de et klart indtryk af, 1) hvad det er for et bidrag, I leverer, 2) hvad jeres mål er for en mere bæredygtig samfundsudvikling samt 3) hvordan I vil opfylde disse mål. Løb hellere efter færre realistiske mål end flere. Det kan også motivere internt i organisationen til at bakke op og sikre, at I kommer i mål.

Anne Vibeke Madsen, Head of Human Resources, BITZER Electronics:

At starte i det små og sørge for at undervise/kommunikere og involvere medarbejderne, så de kan identificere sig med indsatsområderne. Fx undervise medarbejderne i Code of Conduct eller via sponsorater sørge for at betale tilbage til samfundet.

Det absolut vigtigste er at få commitment fra ledelsen til at arbejde med området og at der bliver sat handling bag de fine ord.

Læs mere om SMV COP eller dyk direkte ned i de tre tips fra FSR – danske revisorers CSR-udvalg.